Ofis Temizliği Sözleşmesinde Nelere Dikkat Edilmeli?
Kısa Cevap
Ofis temizliği sözleşmesinde en az on başlığın yazılı olması gerekir: günlük, haftalık ve aylık görevlerin ayrı ayrı tanımlandığı bir görev listesi; hizmet gün ve saatleri ile resmi tatil düzeni; çalışacak personel sayısı ve sabit ekip taahhüdü; personel devamsızlığında yedekleme; sarf malzemesinin (kağıt havlu, sıvı sabun, çöp poşeti) kime ait olduğu; temizlik ürün ve ekipmanının kime ait olduğu; anahtar, alarm ve giriş yetkisi ile gizlilik yükümlülüğü; kalite kontrol ve eksik bildirimi süreci; fatura düzeni, ödeme vadesi ve fiyat güncelleme koşulu; fesih bildirim süresi. Bu maddeler netse, hizmet boyunca çıkan anlaşmazlıkların büyük kısmı ortadan kalkar.
Kurumsal temizlikte müşteriyle yüklenici arasındaki sorunların büyük kısmı kötü niyetten değil, tanımsızlıktan çıkar. Kimin neyi, ne sıklıkla yapacağı yazılı değilse, altıncı ayda taraflar aynı cümleyi farklı anlar. Bu rehber, ofis temizliği sözleşmesinde bulunması gereken maddeleri ofis yöneticisi bakış açısıyla ele alıyor.
1. Görev listesi: sıklığa göre ayrılmış olmalı
Sözleşmenin kalbi budur. Her iş sıklığıyla birlikte yazılmalıdır; aksi halde aylık yapılması gereken bir iş, hiç yapılmamış sayılır.
| Sıklık | Tipik görevler |
|---|---|
| Günlük | Çöp toplama, wc ve lavabo dezenfeksiyonu, mutfak/çay ocağı, zemin süpürme ve silme, masa yüzeyleri |
| Haftalık | Cam iç yüzeyleri, kapı ve kolları, priz-anahtar yüzeyleri, toplantı odası detay temizliği |
| Aylık | Dolap üstleri, süpürgelik, radyatör arkası, klima menfezleri, sandalye tekstil yüzeyleri |
| Dönemsel | Cephe ve dış cam, zemin cila veya kristalizasyon, koltuk ve halı yıkama |
2. Hizmet gün ve saatleri
Haftada kaç gün, hangi saat aralığında çalışılacağı yazılmalıdır. Mesai dışı veya gece çalışması planlanıyorsa bu ayrıca belirtilir; personel maliyeti farklıdır ve fiyata yansır. Resmi tatillerde hizmetin verilip verilmeyeceği de aynı maddede netleşmelidir.
3. Personel sayısı ve sabit ekip
Kaç kişinin çalışacağı ve mümkünse sabit ekip taahhüdü yazılmalıdır. Ofisi tanıyan bir ekip aynı sürede belirgin şekilde daha çok iş bitirir; her gün farklı kişi gelmesi kalite dalgalanmasının en yaygın sebebidir.
4. Devamsızlık ve yedekleme
Hastalık ve izin kaçınılmazdır. Sözleşmede, personelin gelemediği durumda kaç saat içinde yedek personel görevlendirileceği yazmalıdır. Bu madde yoksa aksama riski tamamen müşteriye kalır.
5. Sarf malzemesi kime ait?
Kağıt havlu, tuvalet kağıdı, sıvı sabun ve çöp poşeti kimin tedarik edeceği açıkça yazılmalıdır. Bu kalem tekliflerde en çok gizlenen maliyettir: sarf malzemesi müşteriye bırakıldığında aylık ücret düşük görünür.
6. Temizlik ürünleri ve ekipman
Ürün ve ekipmanın yükleniciye ait olması standarttır. Ofiste hassas yüzeyler (ahşap toplantı masası, doğal taş zemin, özel boyalı duvar) varsa, kullanılacak ürün tipinin de sözleşmede belirtilmesi doğru olur.
7. Anahtar, alarm ve gizlilik
Mesai dışı çalışmada ekibe anahtar veya kart erişimi verilir. Sözleşmede kimlerin yetkilendirileceği, erişimin nasıl kayıt altına alınacağı ve personelin gizlilik yükümlülüğü yer almalıdır. Ofiste kişisel veri içeren belge veya ekran bulunması durumunda, personelin bu konudaki yükümlülüğü ayrıca tanımlanmalıdır.
8. Kalite kontrol ve eksik bildirimi
Kimin, hangi aralıkla kontrol edeceği ve eksik görülen bir işin nasıl bildirileceği yazılmalıdır. Pratik bir yöntem, ofis tarafında tek bir muhatap belirlemek ve bildirimlerin tek kanaldan gitmesini sağlamaktır. Bildirilen eksiğin hangi süre içinde giderileceği de aynı maddede olmalıdır.
9. Fatura, ödeme ve fiyat güncelleme
Aylık ücret, fatura kesim tarihi ve ödeme vadesi netleşmelidir. Uzun süreli sözleşmelerde fiyat güncelleme koşulunun baştan yazılması iki tarafın da yararınadır; belirsiz bırakılan bu madde çoğu zaman sözleşmenin ortasında sürtüşme yaratır.
10. Süre ve fesih
Sözleşme süresi, yenileme koşulu ve fesih için gereken bildirim süresi açık olmalıdır. Karşılıklı ve makul bir bildirim süresi (örneğin bir ay), her iki tarafa da geçiş planlaması imkanı verir.
Teklif aşamasında yükleniciye vermeniz gerekenler
Doğru bir kurumsal teklif alabilmek için şu bilgileri baştan paylaşın:
- Toplam kullanım alanı (m²) ve kat sayısı.
- Çalışan sayısı ve günlük ziyaretçi yoğunluğu.
- Wc ve lavabo blok sayısı, mutfak veya çay ocağı sayısı.
- Toplantı odası sayısı ve kullanım yoğunluğu.
- Zemin tipi: halı, laminat, mermer, seramik dağılımı.
- Tercih edilen çalışma saatleri ve varsa güvenlik prosedürü.
- Dönemsel ihtiyaçlar: cam, zemin cila, koltuk yıkama.
Özet
Ofis temizliği sözleşmesinde asıl belirleyici olan fiyat değil, tanım netliğidir. Sıklığa göre ayrılmış bir görev listesi, sabit ekip ve yedekleme taahhüdü, sarf malzemesi sorumluluğu ve kalite kontrol süreci yazılıysa hizmet öngörülebilir hale gelir. Bu maddeler eksikken imzalanan düşük fiyatlı bir sözleşme, altıncı ayda daha pahalıya gelir.